会议系统快速入门
1 概要
SmartChair会议系统提供面向各类学术会议的高效专业的会议管理服务，其中包括会议报名缴费、论文提交、双盲论文审稿、大会日程制定、网站建立以及邮件管理等服务。为了使您快速了解系统的使用方法，下面对系统使用者的构成和和系统主要功能进行简要的说明。
2 系统帐号的注册与登录
SmartChair 的登入界面同时提供了注册新用户和登入账户两个选项。另外，在此界面中，您还可以重置账户密码。
通过输入邮件地址申请成为 SmartChair 的新用户后，会实时收到来自 SmartChair 的邮件。您只需点击邮件中的链接，填写个人信息，即可完成注册。然后，您可从注册界面直接跳转登入，或返回登入界面登录您的账户。
3 系统使用者的基本构成
专业的学术会议通常会由多种身份的用户组成。SmartChair 采用多用户协作的模式，可设立大会主席，组织委员会，程序委员会，审稿人，普通参会者等协同管理。同一个用户可以有多种身份。其中，会议管理者可同时管理多个会议。这些会议可以是 Conference, Workshop, Mini-symposium 等。
3.1 会议管理者
会议的管理者主要由大会主席 (Chair)，大会共同主席 (Co-Chair)，程序委员会主席 (Program Committee Chair) 和组委会主席 (Local Committee Chair) 组成。下面是这些身份的权限简述：
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Chair 是拥有最高权限的用户。Chair通过向系统管理员获取授权码后开通会议。具体会议流程请查阅相应的功能手册。Chair可以任命会议系统中的所有角色，并执行所有任务。
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Co-Chair 除了不能开通新的会议以及任命新的 Co-Chair 之外，其他的权限和 Chair 完全相同，也是会议的最高权限用户。
程序委员会主席 (Program Committee Chair=PC Chair)
PC Chair 在论文提交和审稿方面有最高 (所有) 权限。每篇论文的最终审稿意见由 PC Chair 决定。PC Chair 可任命 AE，PC-member 和 Referee。
组委会主席 (Local Committee Chair=LC Chair)
LC Chair 主要是管理会议参会者的注册报道等事务。
3.2 论文审稿者
论文的审稿任务主要由助理编辑 (Associated Editor=AE)，程序委员 (Program Committee Member=PC Member) 和审稿人 (Referee) 组成。SmartChair 提供学术界标准的论文审稿流程，论文审稿的具体流程请查阅相应的功能手册。下面是这些身份的权限简述：
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助理编辑（AE） 对分配到的审稿文章有最高权限，包括安排论文的审稿分配、决定该文章的最终审稿结果。 助理编辑首先应当申请审稿的论文，其申请结果由 Chair 或 PC Chair 决定。每篇文章只能有一个助理编辑。
通常，论文数量不是很多的情形下（200以下）， 助理编辑的角色可以省略，由程序委员会主席(PC Chair)直接完成论文审稿分配和决定最终审稿结果。
程序委员 (Program Committee Member=PC Member)
程序委员（PC Member） 可以进行论文的投标（paper bidding)和审稿（paper reveiw)。一个程序委员可以审多篇文章。同时，一篇文章也可以分配给多个程序委员。
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审稿人（Referee）可以对指定的论文进行审稿。 审稿人接受助理编辑（AE）或者程序委员会主席（PC Chair）的邀请，可以审理指定的论文。 审稿人不能对论文进行投标， 也无法参与系统对论文审稿人的自动分配。
注： 上述的程序委员和审稿人均可审理论文，在此手册中，二者被通称为“论文审稿者”。
3.3 会议参与者
对于参会者 (Participant) 而言，只要会议开启了论文提交功能，参会者就可以登入账户提交论文。同时，参会者可以参与小讨论会，甚至申请小讨论会。后者需要经批准才可以开展。
4 会议系统基本功能
举办会议时所需的基本功能及其说明文档列举如下。
报名参会，缴纳费用
提交论文，审稿
5 系统附属功能
SmartChair 各功能的实现是基于 Google 云计算服务器稳定运行的，信赖度非常高。同时，系统每日会自动备份会议数据，并以多种格式导出，安全可靠。系统的主要功能有自定义表单、邮件中心管理、文档中心管理、会议日程安排和网站制作等。
5.1 自定义表单
SmartChair 提供强大的自定义表单功能。其在默认注册表单的基础上，可以进一步在 Conference 中管理、修改、追加和制定新的表单。具体的使用说明参见相应的功能手册或者查阅会议表单设置文档。
5.2 邮件中心管理
SmartChair 可以自定义邮件模板，并按照模板向注册用户发送邮件。其还能批量的发送邮件到指定的用户群，并可以附带相同或不尽相同的附件。其可以在 Utilities -> E-mail Center 中进行更加详细的设置，具体的使用说明参见相应的功能手册。
5.3 文档中心管理
SmartChair 可以定义模板并按照模板生成诸如会员证等 PDF 文档。用户也可以下载系统自动生成的 LaTex 源码后自行编译。其可以在 Utilities -> Document Center 中进行详细的设置，具体的使用说明参见相应的功能手册。
5.4 会议日程安排
SmartChair 提供快捷的会议日程安排功能，可以自由地安排时间段、地点，制作复杂详尽的日程表。其需要管理者提前在 Schedule/Program 中设定好会议的场所和会议期间的时间安排。然后，可以建立各个 Session。每个 Session 可以是形式自由的日程安排，也可以是由文章列表生成的报告会。具体的使用说明参见相应的功能手册。
5.5 网站制作
SmartChair 提供基础的网站制作功能。在 Conference Site 中，用户可以上传文本、文档、音频等素材，结合系统提供的网站模板，生成合适、美观的会议宣传网站。具体的使用说明参见相应的功能手册。